Anschaffung Kassenautomat Verwaltungsgebäude Kaiserstraße_Auftragsvergabe
Sachverhalt:
Die Verbandsgemeinde hat bereits seit 01.07.2019 einen Kassenautomaten der Firma Hess Cash Systems im Verwaltungsgebäude in der Bahnstraße im Einsatz. Die Erfahrungen mit dem Automaten sind bislang sehr positiv, das Gerät ist fehlerunanfällig.
Die Kassiererin am Kassenschalter im Verwaltungsgebäude in der Kaiserstraße geht zum 31.08.2021 in den verdienten Ruhestand, sodass wir aufgrund der positiven Erfahrungen mit dem vorhandenen Automaten die Vollzeitstelle nicht mehr besetzen und stattdessen einen zweiten Automaten anschaffen möchten. Der Kassenautomat soll gegenüber dem Kassenschalter im Erdgeschoss platziert werden, damit er vom Kassenschalter aus eingesehen werden kann.
Aufgrund des Wegfalls der Vollzeitstelle spart die Verbandsgemeinde jährlich einen hohen fünfstelligen Betrag ein, weshalb die Kommunalaufsicht in der Haushaltsgenehmigung 2021 die Anschaffung eines zweiten Automaten wohlwollend genehmigt hat.
Aufgrund der Covid-19 Pandemie gilt momentan eine Wertgrenze für freihändige Vergaben in Höhe von 100.000 €. Der Kassenautomat muss demnach nicht ausgeschrieben, sondern kann freihändig vergeben werden.
Für die freihändige Vergabe sind normalerweise 3 Vergleichsangebote notwendig. In Absprache mit der Vergabemanagerin, Frau Schäfer, wurde jedoch ein Vergabevermerk erstellt, der ausführlich begründet, warum keine weiteren Angebote eingeholt wurden.
Nachfolgend ein Auszug aus dem Vergabevermerk:
Die Anschaffung eines weiteren baugleichen Kassenautomaten von der Firma Hess Cash Systems GmbH hat folgende funktionelle, administrative und kostentechnische Vorteile:
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Es muss kein
neuer Server für die Software angeschafft werden, der neue Kassenautomat kann
auf dem vorhandenen Server mitlaufen.
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Die beiden
Kassenautomaten können miteinander verbunden werden und gemeinsam vom
Kassenverwalter administriert werden.
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Die vorhandene
Administriersoftware muss nicht neu erworben, sondern kann für beide Automaten
gleichzeitig verwendet werden, dadurch hat der Kassenverwalter beide Automaten
zeitgleich im Blick
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Sämtliche
Mitarbeiterinnen der Verbandsgemeindekasse haben bereits eine technische
Funktionsschulung, für das Öffnen, Leeren, Befüllen und der Behebung von
Funktionsstörungen erhalten
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Das
Druckerpapier für die Quittungen kann in größeren Mengen kostengünstiger
bestellt und in beiden Automaten verwendet werden
Folgende Punkte entfallen bei dem
vorliegenden Angebot für einen zweiten Kassen-automaten der Firma Hess Cash
Systems:
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Grundversion
Hess Multipay Zahlungssystem
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Software
Auswertung und Statistik
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Modul
Management Console für die Administration
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Integration
Kundenlogo im grafischen Design auf dem Touch Bildschirm und der ausgegebenen
Quittung
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Kosten für die
Layouterstellung zur Bedruckung der Kassenkarten
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Vertrag für die
TSE (=technische Sicherheitseinrichtung), da der zweite Automat in den bereits
bestehenden Vertrag ohne Mehrkosten aufgenommen werden kann
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Der zweite
Automat kann in den bestehenden Softwarepflegevertrag aufgenommen werden
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Der zweite
Automat kann in den bestehenden Hardwarewartungsvertrag aufgenommen werden
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Die Kosten für
die Schulung halbieren sich, da alle Mitarbeiterinnen der VG-Kasse keinerlei
Schulung mehr benötigen. Lediglich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der
Fachabteilungen im Verwaltungsgebäude in der Kaiserstraße benötigen noch eine
Schulung.
Alle aufgeführten Punkte wären in einem Angebot eines weiteren
Anbieters vorhanden und würden die Kosten um ein Vielfaches erhöhen!
Die Firma Hess Cash Systems hat uns ein Angebot in Höhe von 40.755,06 € unterbreitet.
Beschlussvorschlag:
Der Hauptausschuss möge dem Ankauf eines Kassenautomaten von der Firma Hess Cash Systems GmbH in Höhe von 40.755,06 € zustimmen.